Bedrijfsvoering

In de begroting is naast het programma Bedrijfsvoering, ook een paragraaf Bedrijfsvoering opgenomen. Het programma Bedrijfsvoering gaat in op onze ambities, de paragraaf Bedrijfsvoering is een verplichting in het BBV en richt zich op de (interne) beheersing en controle, toezicht en verantwoording. We benoemen de minimale voorwaarden vanuit de toezichthouders maar ontwikkelen en benoemen hierbij ook onze eigen ambitie.

1. Rechtmatigheidsverantwoording
Met ingang van 2023 verantwoordt het college zich over de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties: oftewel de rechtmatigheidsverantwoording. Deze taak lag tot de jaarrekening 2022 formeel nog bij de accountant, die een oordeel gaf over de rechtmatigheid én getrouwheid van de jaarrekening. met ingang van 2023 zal de accountant zich beperken tot een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording is hiermee onderdeel van de (financiële) jaarrekening, waarbij in deze paragraaf bedrijfsvoering de rechtmatigheidsverantwoording wordt toegelicht.  

* In het voorjaar 2024 is vanuit het rijk (algemene rekenkamer) discussie ontstaan of met weghalen van de rechtmatigheidstoetsing bij de accountant de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen van het rijk wel afdoende is vastgesteld. Bij het opstellen van deze jaarrekening is er nog geen duidelijkheid welke impact dit heeft. Het college is er vooralsnog van uit gegaan dat de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording onderdeel blijft van de jaarrekening.

Gemaakte afspraken met de raad inzake de rechtmatigheidsverantwoording
- Er geldt een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten inclusief reservemutaties; komt het totaal van geconstateerde rechtmatigheidsfouten boven deze 1% grens dan zal dit in de rechtmatigheidsverklaring worden opgenomen.
- Er geldt een tolerantiegrens voor onduidelijkheden van 3%. Dit betreft situaties waarbij er (intern) discussie is over de beoordeling van een situatie.
- Er geldt een rapporteringsgrens van € 100.000. Dit houdt in dat alle geconstateerde rechtmatigheidsfouten boven de € 100.000 zullen worden toegelicht in deze paragraaf.

Onderdelen van de rechtmatigheidsverantwoording
De volgende aspecten vallen onder de rechtmatigheidsverantwoording van het college:

• Begrotingsrechtmatigheid (overschrijding van de lasten op programmaniveau en investeringskredieten), over- en onderschrijding van de baten, onderschrijding van de lasten (zie 2.1)
• Voorwaardencriterium (toetsing aan de wet- en regelgeving) (zie 2.2)
• Misbruik en oneigenlijk gebruik (is er sprake van fraude of het misbruiken van regelingen).  (zie 2.3)

Eerste jaar van de rechtmatigheidsverantwoording
Zoals bekend zijn de verantwoordelijkheden rondom de rechtmatigheidsverantwoording met ingang van het jaar 2023 gewijzigd. Dit jaar wordt de rechtmatigheidsverantwoording voor het eerst afgegeven door het college. De formele verklaring vindt u in hoofdstuk 3.5 van de jaarrekening, de nadere toelichting vindt u in de paragraaf Bedrijfsvoering. Zoals in de jaarrekening aangegeven constateren we dat, door gewijzigde BBV regels, de toetsing van het onderdeel begrotingsrechtmatigheid strenger is dan voorheen. Op grond van onze analyse en toepassing van bovenstaande regels constateren wij dat de door de raad vastgestelde grens van 1% rechtmatigheidsfouten is overschreden.

In de oude situatie toetste de accountant alleen op overschrijdingen van de lasten op programmaniveau, en werd er vervolgens nog beoordeeld of er ‘verzachtende’ omstandigheden waren (als een open einde regeling zoals bij WMO en jeugd) en kwam er vervolgens een aangepaste oordeel over de rechtmatigheid. In de huidige toetsing van begrotingsrechtmatigheid wordt niet alleen op overschrijding van de lasten gecontroleerd, maar ook op onderschrijdingen van de lasten én baten, en overschrijding van de baten. Tenzij er afspraken met de raad zijn gemaakt tellen al deze afwijkingen zonder pardon mee als rechtmatigheidsfout.
De afwijkingen gaan bijvoorbeeld over extra ontvangen baten die we ontvingen vanuit de decembercirculaire, of subsidiebaten van het rijk, daarnaast over afwijkingen binnen het grondbedrijf die niet konden worden voorzien per jaareinde (denk aan het bepalen van een voorziening, of het bijstellen van een winst op een complex).

De wijziging van de BBV-regels eind vorig jaar ging gepaard met het advies om de afspraken met uw raad over hoe om te gaan met over- en onderschrijdingen van beschikbaar gestelde budgetten en kredieten. Een voorstel daartoe is inmiddels in voorbereiding en zal in september aan u worden voorgelegd. Gelet op het feit dat het aantal en de aard van de over- en onderschrijdingen nauwelijks afwijkt van die in eerdere jaren en op grond van de nieuwe regels wel tot een ander oordeel leidt willen wij met u kijken naar afspraken over de vraag wat in de volgende rechtmatigheidscontrole door u als ‘acceptabel’ wordt geacht en daarmee dan niet meetelt in het rechtmatigheidsoordeel.

Samenvattende conclusie uit de uitgevoerde rechtmatigheidscontroles

Uit de controles is gebleken dat het aantal geconstateerde rechtmatigheidsfouten boven de verantwoordingsgrens van 1% komt. Er zijn geen onduidelijkheden geconstateerd. Hiermee kan het college geen 'goedkeurende' verklaring afgeven. Deze verklaring is opgenomen in paragraaf 3.5 als onderdeel van de jaarrekening. Onderstaand gaan we nader in op de bevindingen.

2.1 Begrotingsrechtmatigheid

Begrotingsonrechtmatigheden: Hiervan is sprake als het College van B&W bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten:

• de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt (1),
• toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves doet die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld (2)
• en als bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast (3) Wat 'niet tijdig' concreet betekent, wordt bepaald door de ‘spelregels’ tussen de Gemeenteraad en het College van B&W over het informeren en vaststellen van begrotingswijzigingen bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot. Deze spelregels kunnen worden vastgelegd de financiële beheersverordening van de gemeente.

Begrotingsrechtmatigheid en kredietoverschrijdingen bewaken we gedurende het jaar. Waar nodig worden, via begrotingswijzigingen (bestuursrapportage en/of technische wijzigingen), wijzigingen aan de raad voorgelegd. Voor de jaarrekening is getoetst in hoeverre er sprake is van een overschrijding van lasten binnen de begroting. Hierbij wordt getoetst op overschrijding van de lasten per begrotingsprogramma en van de overschrijding van de investeringskredieten en sinds 2023 ook een toetsing op de onderschrijding van de lasten en baten en op overschrijding van de baten.

Onderstaand een nadere detaillering van regel 1a overschrijding van de lasten:

Analyse Begrotingsrechtmatigheid
Met ingang van het boekjaar is de toetsing op begrotingsrechtmatigheid gewijzigd. Voorheen werd er
gecontroleerd op overschrijdingen op programmaniveau van de exploitatielasten en de
investeringskredieten. Met ingang van 2023 is dat uitgebreid met onderschrijdingen van de lasten, én
overschrijdingen van de baten en onderschrijdingen van de baten.
Dit heeft er toe geleid dat we in 2023 te maken hebben met een aantal onrechtmatige afwijkingen van
de begroting dat leidt tot het oordeel zoals is opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Dit bestaat uit 5 onderdelen:
1. Overschrijding van de lasten op programmaniveau: € 3,1 mln
2. Overschrijding van de investeringskredieten:    € 0,1 mln
3. Onderschrijding van de lasten op programmaniveau: € 7,8 mln
4. Onderschrijding van de baten op programmaniveau: € 7,8 mln
5. Overschrijding van de baten op programmaniveau: € 5,0 mln
Totaal                      € 24 mln

Onderstaand wordt dit nader toegelicht.

1. Overschrijding van de lasten
Uit de analyse van de lasten op begrotingsrechtmatigheid kwamen twee formele overschrijdingen op programma-niveau naar voren. Bij de investeringskredieten was sprake van twee overschrijdingen. Deze worden onderstaand nader toegelicht:

Programma Leefomgeving en Veiligheid:
Het merendeel van de overschrijding van de lasten kon worden gerelateerd aan externe onvoorziene factoren en wordt als passend binnen het vooraf vastgestelde beleid gezien. Voor de producten Groen geldt dit voor een klein deel niet: Bij het product flora en fauna  zijn kosten gemaakt die niet waren voorzien en niet pasten binnen het beleid, maar wel ter voorbereiding op toekomstig beleid. De totale lasten hiervan zijn € 140.000.

Programma Versterking Eigen kracht, ondersteuning en bescherming
Dit wordt volledig veroorzaakt door hogere lasten binnen het sociaal Domein binnen de jeugdzorg; een open einde regeling waar we als gemeente beperkt invloed op hebben. Deze overschrijding werd pas duidelijk na afloop van het boekjaar

2. Investeringskredieten: totaal 147.000 euro aan kredietoverschrijdingen

• vervanging installaties Nevelgaarde Brandweer. Een overschrijding van het krediet met € 95.000. De kosten zijn hoger uitgevallen vanwege hogere kosten van materiaal (inflatie) en een bijstelling vanwege een uitwerking van de plannen die leidden tot meerwerk.
• Dakconstructie Koningin Julianastraat: Een overschrijding van € 52.000. Ook hier hogere uitgaven door stijging van prijzen. Daarnaast is er een bouwkundige fout aangetroffen die hersteld moest worden en ontbrak bij een deel van de constructie de isolatie.

3. Onderschrijding van de lasten
Bij de analyse van de onderschrijding van de lasten, baten en overschrijding van de baten is gefocust op grote afwijkingen. Dit doet zich op programmaniveau voor bij de volgende programma's:

Programma Bestuur en dienstverlening
Thema Bestuur : de belangrijkste afwijking betreft de lager dan begrote dotatie aan de voorziening wethouderspensioenen. Dit was niet eerder bekend dan eind van het jaar, en daarmee een verklaarbare afwijking.

Thema Dienstverlening: De belangrijkste afwijking betreft het product klantcontacten waarin voor een pilot burgerforum aan de raad wordt gevraagd om een bedrag over te hevelen naar 2024. Daarnaast het product Wijkgericht samenwerken waarin is aangegeven dat voor wijknetwerken als gevolg van het corona-effect minder subsidie nodig was dan begroot. Daarmee een verklaarbare afwijking.
Programma Wonen en economie
Thema Wonen: Dit betreft grotendeels het product Grondzaken waarbij sprake is van lagere lasten dan begroot omdat in 2023 verwachte werkzaamheden uiteindelijk doorschuiven naar het volgende jaar. In 2023 een aantal projecten/realisaties/aankopen niet gerealiseerden deze zijn doorgeschoven naar 2024. Dit geldt zowel voor de uitgaven als inkomsten. Het betrof onder andere City en Mooi Rijnhuizen.

Bij het product Milieu en klimaatadaptatie was sprake van 1,6 mln lagere lasten. Dit betrof de volgende  onderdelen: Routekaart Energie: 671.000 euro lagere lasten. De verklaring hiervoor is dat gemaakte kosten konden worden verrekend met de rijkssubsidieregeling Cdoke en derhalve op een ander budget zijn verwerkt. Klimaatadaptatie: De verlening van subsidies blijft achter bij de begroting. De verwachting is dat dit in de komende jaren wordt ingehaald. Dit betreft meerjarige middelen. Bij subsidies verduurzaming ondernemers kostte het meer tijd dan verwacht om deze plannen uit te voeren.

Verduurzaming particulieren: hier kwamen minder aanvragen binnen dan verwacht.

Samenvattend zijn het daarmee verklaarbare afwijkingen, in een aantal gevallen doet het college een voorstel om budgetten door te schuiven naar het komende jaar.

Programma Vrije Tijd
Thema Vrije tijd; Dit betrof grotendeels het product Sport: lagere lasten voor energiekosten van de N.V. Sportinrichtingen, aangezien er vanuit het rijk subsidie is verleend voor energielasten, derhalve viel een deel van de energielasten vrij.

Programma Bedrijfsvoering
Thema Vastgoed: dit betrof grotendeels lagere energielasten vanwege inkoopvoordelen, en lagere incidentele kosten bij het Sportpark Parkhout. Deze kosten worden doorgeschoven naar het volgende jaar.
Bij het product Stadshuis is sprake van lagere lasten vanwege lagere energielasten, verbouwingskosten Atrium, rentelasten en onderhoudslasten gekoppeld aan de verbouwing.

Samenvattend
Voor al bovengenoemde afwijkingen van de lasten is een afdoende verklaring opgenomen in de toelichting bij de programmaverantwoording.

4. Onderschrijding van de baten
Dit doet zich op programmaniveau voor bij de volgende programma's:

Programma Wonen en Economie
Dit betreft grotendeels het product Grondzaken; zie voor een toelichting de lagere lasten.
Product Ruimtelijke ontwikkeling Wonen; dit betreft lagere baten op de Regiodeal Betere Buurten als gevolg van rijkssubsies die zijn gekoppeld aan gemeentelijke uitgaven.

Programma Vrije Tijd
Dit betreft het product Sport waar vanwege een andere toerekening aan het BTW compensatiefonds lagere baten zijn gerealiseerd dan begroot.

Samenvattend
 Voor al bovengenoemde afwijkingen van de baten is een afdoende verklaring opgenomen in de toelichting bij de programmaverantwoording.

5. Overschrijding van de baten
Dit doet zich op programmaniveau voor bij de volgende programma's:

Programma Bestuur en Dienstverlening
Het Product Dienstverlening laat hogere baten zien, deels te verklaren door het effect van het niet goed kunnen inschatten van verleende reisdocumenten en rijbewijzen.

Programma Leefomgeving en Veiligheid
Thema Leefomgeving: dit betreft grotendeels het product wegen waar een hogere baat is gerealiseerd vanwege het zoals in de nota kapitaalgoederen aangekondigde vrijval van de voorziening Wegen.
Thema Veiligheid: betreft ontvangen rijkssubsidies voor het project Jonge Aanwas, waarbij de verwachting was dat deze middelen nog niet konden worden ingezet, dit is uiteindelijk gelukt waarmee deze rijkssubsidie als baat is verwerkt in de jaarrekening. Daarnaast heeft de VRU een positief jaarrekeningresultaat dat als baat in onze jaarrekening is verwerkt.

Programma Versterking eigen kracht, Ondersteuning en Bescherming
Thema Versterking eigen kracht: dit betrof grotendeels het product Welzijn en Deelname, met daarin de baten van opvang van vluchtelingen en ontheemde Oekrainers. Voor deze opvang zijn hogere baten gerealiseerd dan begroot. De daadwerkelijke baat is pas laat in het jaar bekend geworden.

Programma Bedrijfsvoering

Het product Bedrijfsvoering laat hogere baten zien. Dit wordt grotendeels veroorzaakt door ontvangen ZW en UWV-uitkeringen en inzet van ambtelijke uren voor onder de opvang van Oekrainers en IZA.
Het product onderwijsgebouwen gaf hogere baten weer als gevolg van ontvangen subsidie voor investeringen in energiemaatregelen in scholen.

Samenvattend
Voor alle bovengenoemde afwijkingen van de baten is een afdoende verklaring opgenomen in de toelichting bij de programmaverantwoording.

Voor een toelichting op de overige posten wordt verwezen naar de programmaverantwoording bij het onderdeel 'wat heeft het gekost'.

2.2 Voorwaardencriterium
Het Voorwaardencriterium betreft de toetsing of we ons hebben gehouden aan geldende wet- en regelgeving. Dit betreft vooral de toetsing op Europese aanbestedingsregels, maar ook het subsidieproces, participatiewet, treasury en verbonden partijen.

Toetsing op europese aanbestedingsregels; Fout 298.000 euro

Voor wat betreft het voorwaardencriterium is er in twee gevallen een onrechtmatige aanbesteding vastgesteld. In beide gevallen betrof het inhuur van derden.

Uit de spend-analyse (controle van alle contracten en opdrachten met een waarde groter dan € 50.000)

 is er in twee gevallen een onrechtmatige aanbesteding vastgesteld. In beide gevallen betrof het inhuur van derden.

Dit betrof inhuurcontracten die door omstandigheden (ziekte medewerker, uitbreiding opdracht) langer doorliep dan gepland. Daamee is de totale opdrachtwaarde boven de europese aanbestedingsgrens (€ 215.000) uitgekomen. De inhuur is inmiddels opnieuw aanbesteed en daarmee is de fout beperkt tot het jaar 2023. Het betrof fouten van € 104.000, respectievelijk € 184.000 , en tevens is de doorwerking van een rechtmatigheidsfout uit 2022 meegenomen (€ 10.000). In totaal daarmee € 298.000 aan onrechtmatige aanbestedingen.
Verreweg de meeste inhuur van de gemeente gaat via een DAS (dynamisch aankoop systeem) waamee de risico's op onrechtmatige inkoop fors is verminderd.

Subsidieproces
Bij het proces van subsidieverlening is sprake van een 100% controle; Alle subsidies worden gecontroleerd op inhoudelijke en procedurele aspecten: heeft de aanvrager de activiteiten uitgevoerd conform de subsidiebeschikking, en is voldaan aan eisen als een jaarverslag, accountantsverklaring en dergelijke. Uit de controles van het gemeentelijk subsidieproces kwamen geen financiële onrechtmatigheden naar voren.

Participatiewet
Dit is belegd bij de WIL. Bij het opstellen van de jaarrekening was nog niet bekend of er sprake is geweest van onrechtmatigheden.

Treasury
De controle op treasury betreft vooral rechtmatigheidstoetsingen. We hebben te maken met wetgeving als de wet Fido, Schatkistbankieren, Ruddo. Per kwartaal vindt verantwoording plaats over de kageldlimiet. Er was geen sprake van een overschrijding. Tevens wordt de renterisiconorm (spreiding van de aflossingen langlopende leningen) bewaakt. Er was geen sprake van onrechtmatigheden.

Fraude
De commissie BBV adviseert daarnaast in de recente notitie Kadernota Rechtmatigheid om geconstateerde fraude uit de eigen organisatie in deze paragraaf toe te lichten. Dit komt jaarlijks terug aan de hand van een frauderisico-inventarisatie. In 2023 heeft zich geen fraude uit de eigen organisatie voorgedaan.

Verbonden partijen
De verbonden partijen geven zelf een eigen oordeel over de rechtmatigheid van de baten en lasten en geven daarmee zelf verantwoording af over de rechtmatigheid. In een aantal gevallen werken de verantwoordingen door in het oordeel van het college. Dit betreft verbonden partijen die in mandaat werkzaamheden uitvoeren voor de gemeente en waarbij sprake is van wet-en regelgeving.

Wet Didam
Sinds het arrest van de hoge raad heeft de gemeente extra aandacht voor de bewaking van risico's op het onrechtmatig gunnen van zaken aan derden (denk aan verkoop van gronden, maar ook aan andere zaken, als verhuur en dergelijke). Met de Aldi zaak hebben we daar als gemeente actief mee te maken gehad. Inmiddels is de gemeente bezig met het opstellen van procedures en beleidskaders om nog meer grip te krijgen op dit risico. Zo wordt er bij grondverkopen al actief aandacht besteed bij collegebesluiten.

Samenvattend

Uit de overige uitgevoerde controles (tariefcontroles, burgerzaken, omgevingsvergunningen, belastingen, SISA) kwamen geen rechtmatigheidsfouten naar voren.
Daarmee kwam het totaal van geconstateerde fouten voor het voorwaardencriterium op € 104.000 voor 2023.

2.3 Misbruik- en oneigenlijk gebruik

Dit betreft situaties waarbij inwoners of organisaties misbruik maken of oneigenlijk gebruik maken van gemeentelijke regelingen, subsidies en dergelijke.
Ter voorkoming van misbruik (onrechtmatig) en oneigenlijk gebruik (niet onrechtmatig maar handelen in strijd met de gedachte van de wet) is er aandacht voor de risicobeheersing binnen het specifieke proces. De belangrijkste processen waar dit speelt zijn de Participatiewet, WMO, jeugd en subsidies. Binnen deze processen is afdoende aandacht voor de toetsing op M&O.
Daarnaast kent de accountant de definitie 'fraude', hiermee worden onrechtmatigheden van eigen personeel bedoeld. De gemeente heeft veel aandacht voor preventie binnen het sociaal domein.

Zorgfraude
De Lekstroomgemeenten werken samen op het gebied van de aanpak van zorgfraude met als doel
het voorkomen, opsporen en aanpakken van zorgfraude en beëindigen van onterechte
zorguitgaven binnen de Wmo 2015 en Jeugdwet. Sinds 2021 werken we in een pilotvorm samen
met de lekstroomgemeenten. We maken hierbij gebruik van de routekaart Toezicht, Handhaving
en naleving van de VNG. Bij de afdeling TVL zijn toezichthouders aangesteld. In 2022 is hiervoor
handhavingbeleid vastgesteld. Hier ligt de focus op preventie van onrechtmatigheden en fraude.
Signalen van zorgfraude worden ontvangen, verwerkt en opgevolgd door de toezichthouders.
Daarnaast voert de RBL op periodieke basis accountmanagement gesprekken met
zorgaanbieders.

Participatiewet
Voor wat betreft de Participatiewet steunen we op de werkzaamheden van de WIL. Voor wat betreft WMO en jeugd werken we regionaal samen. De inkoop binnen het sociaal domein vindt vrijwel volledig regionaal plaats. De focus ligt hier vooral op de preventie: Bij een nieuwe aanbesteding kan de expertise van de toezichthouders worden ingezet bij de screening van de
integriteit van de zorgaanbieder als onderdeel van het contracteren van nieuwe aanbieders
conform een screeningsprotocol. Als onderdeel van aanbestedingen is gewerkt aan een
screeningsprotocol, hiermee wordt getoetst of de inschrijvende aanbieder voldoet aan de
selectie- en geschiktheidseisen. Tevens is er een controleplan opgesteld waarin is beschreven
hoe en wanneer controles of fraudeonderzoeken plaatsvinden. Uit de controles komen geen bevindingen naar voren. Bij de overige processen is er voldoende aandacht in de vastgestelde procedures waarbij we risicogestuurd de impact inschatten.

Jaarlijks hebben we bij de verstrekking vanuit de participatiewet te maken met een aantal terugvorderingen. Dit kan te maken hebben met onvolledige aanleveringen door clienten waarbij achteraf wordt vastgesteld dat er moet worden teruggevorderd. Sinds 2023 zijn we verplicht om deze terugvorderingen mee te nemen als rechtmatigheidsfout bij het M&O criterium. In 2023 ging het om een beperkt bedrag van 285.000 euro, op een totaal van 20 mln is dit ongeveer 1,5%.

3. Toezichtinformatie
De Wet revitalisering generiek toezicht (Wet Rgt) heeft tot doel het interbestuurlijk toezicht van de verschillende bestuurslagen te verbeteren. Het uitgangspunt van de wet is dat het interbestuurlijk toezicht is verschoven van verticaal toezicht naar horizontale verantwoording: van verantwoording van gemeente naar rijk of provincie (verticaal), werken we toe naar een verantwoording van college aan de raad (horizontaal). De gemeenteraad is derhalve primair verantwoordelijk om toezicht te houden op het college omtrent medebewindstaken. Het verticale toezicht, door provincie of rijk, blijft bestaan, maar zal meer op de achtergrond worden uitgevoerd. Voor de provincie is dit vastgelegd in de provinciale verordening systematische toezichtinformatie provincie Utrecht. Voor het rijk ligt dit vast in diverse wetgeving per medebewindstaak.

3.1 Provincie als toezichthouder
Dit betreft de volgende domeinen:

• Financieel toezicht
• Informatie- en archiefbeheer
• Omgevingsrecht (Wabo, RO, Monumenten en Archeologie)
• Huisvesting vergunninghouders
• Regeling periodieke verstrekking systematische toezichtinformatie vve en lea

De provincie hanteert een score aan de hand van kleuren:

• Groen: Adequaat/ Voldoet, betekent voldoende of repressief toezicht in het geval van financieel toezicht
• Geel  redelijk adequaat/ voldoet deels, voor verbetering vatbaar
• Rood: niet adequaat/ voldoet niet, onvoldoende (of preventief toezicht in het geval van financieel toezicht)

* We maken een inhaalactie in het proces om hier toezicht over 2023 ook al te hebben. Dit volgt later medio mei 2024.

** Vakgebied Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) - Vergunningverlening Toezicht en Handhaving (VTH): voldoet deels. Vakgebied Monumenten / Archeologie: voldoet.

De raad is over deze interbestuurlijke toezichttaken geïnformeerd aan de hand van jaarlijkse verantwoordingen en of brieven.

3.2 Rijk als toezichthouder
Het rijk is verticaal toezichthouder op informatieveiligheid, privacy en landelijke digitale voorzieningen zoals basisregistraties en DigiD.

ENSIA
Elk jaar legt de gemeente verantwoording af over informatiebeveiliging aan zowel het rijk als de gemeenteraad. Hierbij worden audits en zelfevaluatierapporten ingediend met betrekking tot het gebruik van landelijke voorzieningen. Deze audits en zelfevaluaties worden samengevoegd in de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA), die aansluit op de planning en control-cyclus van de gemeente. In onze jaarrekening brengen we verslag uit over deze zelfevaluaties en audits. Daarnaast heeft Nieuwegein het afgelopen jaar een interne IT-audit laten uitvoeren. Deze audit richtte zich op de beheersmaatregelen van het financiële systeem en diende als ondersteuning voor de interim-controle.

We voldoen dit jaar (ruim) aan alle gestelde eisen voor de Basisregistratie Personen (BRP) en Reisdocumenten, Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), Basisregistratie Ondergrond (BRO), en de Structuur uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (SUWI). Ook WIL voldoet dit jaar aan alle normen voor SUWI.

Informatieveiligheid en privacy
Dit jaar hebben we het aantal privacy ambassadeurs vergroot en hun expertise versterkt. Deze medewerkers brengen binnen hun afdelingen en teams het belang van privacy en informatiebeveiliging onder de aandacht en dienen als aanspreekpunt voor hun collega's op deze gebieden. De privacy ambassadeurs werken met elkaar samen en worden in hun taak gecoacht door leden van de privacy office. 

De privacy office is tweemaal in gesprek gegaan met het managementteam van elke afdeling. In die gesprekken was aandacht voor concrete situaties in de afdeling en de taken en verantwoordelijkheden van management op het gebied van privacy en informatiebeveiliging.

De juiste kennis, houding en gedrag van alle medewerkers zijn essentieel om privacy en informatieveiligheid te waarborgen. We hebben onze bewustwordingscampagne voortgezet door regelmatig berichten op Huisnet te plaatsen, soms naar aanleiding van actualiteiten. Daarnaast hebben we e-learning ingezet: wekelijks ontvingen alle medewerkers een e-mail met een vraag over informatieveiligheid en privacy. Het Grote Datalekkenspel is gebruikt om teams bewust te maken van de gevoelige informatie die ze gebruiken en om te bespreken hoe ze hier beter mee kunnen omgaan. Tevens zijn er specifieke presentaties gehouden over informatieveiligheid en continuïteit op gebieden zoals procesautomatisering, evenals presentaties over onderwerpen zoals de aanstaande wetgeving NIS2.

Ter voorbereiding op het vernieuwende atrium en de aanstaande NIS2-wetgeving hebben we de essentiële functies, processen en technieken geïdentificeerd, en een scenario-analyse uitgevoerd voor de belangrijkste risico's. 

Het detecteren en oplossen van kwetsbaarheden is cruciaal voor onze beveiligingsstrategie. We hebben onze beveiligingssoftware verbeterd en in gebruik genomen. Vanaf 25 mei 2023 waren gemeenten verplicht de security.txt standaard toe te passen, waardoor beveiligingsonderzoekers en ethische hackers direct contact konden opnemen bij het vinden van kwetsbaarheden. Dit is geïntegreerd in de websites van Nieuwegein.

4. Onderzoeken in het kader van artikel 213a gemeentewet

Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet onderzoekt het college periodiek de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur en deelt de resultaten hiervan met de raad. In 2023 is het volgende onderzoek uitgevoerd:

1. Leefbaarheid en veiligheid
2. haalbaarheidsonderzoek tijdelijke huisvesting in Rijnhuizen

Onderstaand een overzicht van de eerder uitgevoerde en lopende onderzoeken in het kader van artikel 213a Gemeentewet doelmatigheid en doeltreffendheid.

5. Fiscaal in control
In de begroting 2023, in de paragraaf 3.8 Bedrijfsvoering sub 2 staan beschreven

• de doelstelling van het gemeentelijk fiscaal beleid en
• de maatregelen om deze doelstelling te realiseren.

Daar staat ook dat de gemeente Nieuwegein een TCF (Tax Control Framework) heeft. Deze punten zijn algemeen geldend, dus niet voor een specifiek jaar.

Activiteiten 2023

• Voor alle 3 de belastingsoorten zijn er controles uitgevoerd (btw, vpb en loonheffing).
• Op basis van een fiscale risicoanalyse zijn er verbetertrajecten uitgevoerd:

Loonheffing

• Iedere organisatie in Nederland die vervoersmiddelen voor zakelijk gebruik heeft, moet aantonen dat deze niet gebruikt worden voor privédoeleinden. De gemeente is in vooroverleg met de belastingdienst over de reeds genomen en te nemen beheersmaatregelen.
• Voor wat betreft het inhuren van personeel zijn de procedures aangescherpt en is er betere dossiervorming

BTW
Een van de uitgangspunten van het TCF is het continu verbeteren door het analyseren van fouten. Dat heeft o.a. geleid tot het maken van werkinstructies, waardoor de kwaliteit van de primaire vastlegging verbeterd.

Vennootschapsbelasting
De gemeente is in vooroverleg met de belastingdienst over de herziening GREX City 2018 en 2019. Dit vooroverleg kon pas gestart worden, nadat er overeenstemming was over de fiscale openingsbalans per 1-1-2016.

De vpb-wet is primair geschreven voor het bedrijfsleven. Sinds 2016 zijn overheden ook vpb-plichtig voor zover het activiteiten betreft die ook uitgevoerd worden door niet-overheden. Én de organisatie – met die activiteit – structureel een financieel overschot verkrijgt. Bij de invoering van deze wetswijziging heeft de gemeente Nieuwegein vastgesteld dat zij vpb-plichtig is voor het geheel aan actieve grondexploitaties.

• Er is een start gemaakt met de centrale archivering van de ingenomen standpunten en controle-activiteiten inzake loonheffing.
• Verbreding van de kennis in de organisatie op fiscaal terrein en het up-to-date houden van het kennisniveau van de fiscaal medewerkers. En daarnaast ook door trainingen op het gebied van WKR en van btw/BCF voor de afdeling financiële administratie.
• Via de P&C documenten – in de paragraaf bedrijfsvoering - wordt de Raad structureel geïnformeerd over fiscaliteit en het bijbehorende risicoprofiel.